(vastgesteld mei 2019)
1 BEGRIPSBEPALING
1.1 Onder songfestival en (Nationaal) COC Songfestival wordt verstaan, de grote finale van het COC Songfestival.
1.2 Onder landelijk team en landelijk team COC Songfestival wordt verstaan, de vaste officiële werkgroep van COC Nederland die zich in lijn met de doelstellingen van COC Nederland en in dienst van de hele federatie en andere betrokken organisaties inzet voor het COC Songfestival. Het landelijk team faciliteert en organiseert het songfestival in samenwerking met de hostingpartner. Daarnaast stelt het landelijk team volledig autonoom en onafhankelijk de reglementen op en controleert deze op uitvoering en zorgt zij ervoor dat het songfestival onpartijdig en eerlijk verloopt.
1.3 Onder hostingpartner wordt verstaan, de deelnemende organisatie die het COC Songfestival organiseert in samenwerking met het landelijk team.
1.4 Onder deelnemende organisaties wordt verstaan:
* deelnemende COC lidverenigingen;
* overige deelnemende organisaties, niet zijnde COC lidverenigingen.
Voor deelnemende verenigingen en organisaties gelden regels aangaande deelname aan het COC Songfestival.
1.5 Onder deelnemer wordt verstaan, de door een deelnemende organisatie afgevaardigde persoon of groep.
2 LANDELIJK TEAM
2.1 Het landelijk team stelt de reglementen op voor deelname aan het songfestival en jurering en controleert de naleving hiervan.
2.2 Het landelijk team behoudt zich het recht voor nadere regels te stellen betreffende deelname of jurering indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Hierover worden de hostingpartner, aangemelde deelnemers en deelnemende organisaties dan zo spoedig mogelijk geïnformeerd.
2.3 Het landelijk team behoudt zich het recht voor deelnemers en/of deelnemende organisatie te diskwalificeren indien vastgesteld wordt dat de betreffende deelnemer zich niet aan het reglement houdt of heeft gehouden.
2.4 Het landelijk team werft de deelnemende organisaties, de publieksjuryleden en draagt zorg voor de puntentelling.
3 DE HOSTINGPARTNER
3.1 De hostingpartner organiseert het COC Songfestival. Zij bepaalt de locatie, datum en aanvangstijd in overleg met het landelijk team.
3.2 De hostingpartner is gebonden aan de reglementen en richtlijnen welke door het landelijk team zijn opgesteld, deze staan beschreven in het document ‘Informatie voor de hostingpartner’.
4 DE DEELNEMENDE ORGANISATIE
4.1 Alle COC lidverenigingen die zijn aangesloten bij COC Nederland hebben het recht op deelname aan het COC Songfestival. Daarnaast kunnen organisaties, niet zijnde COC lidverenigingen, deelnemen aan dit songfestival.
4.2 De organisaties als vermeld onder 4.1 hebben in hun statuten als doel opgenomen de belangen te behartigen voor lesbiennes, homoseksuelen, biseksuelen, trans- en intersekse personen (LHBTI).
4.3 De deadline voor aanmelden wordt door de hostingpartner en in overleg met het landelijk team bepaald.
4.4 De deelnemende organisatie die de winnende deelnemer van dit songfestival heeft afgevaardigd komt als eerste in aanmerking om als hostingpartner het volgende COC Songfestival te organiseren.
4.5 Indien de winnende deelnemende organisatie afziet van de organisatie van het volgende COC Songfestival dan zal het landelijk team naar een nieuwe hostingpartner gaan zoeken.
5 DE AANMELDING
5.1 De deelnemende organisatie is verantwoordelijk voor de aanmelding van de deelnemer, die namens de organisatie wordt afgevaardigd.
5.2 De aanmelding geschiedt bij het landelijk team door het formulier ‘Deelname COC Songfestival’ ingevuld en binnen de daartoe gestelde termijn in te sturen.
5.3 Door aanmelding gaat zowel de deelnemende organisatie als de deelnemer akkoord met audiovisuele- of foto-opname van het optreden en het songfestival weergave hiervan op radio, televisie, internet of via andere media.
6 DE DEELNEMER
6.1 De deelnemer erkent en respecteert, ook in de uitvoering van het lied, de belangen van het COC en haar doelgroep. De deelnemer hoeft geen lid te zijn van het COC. De minimale leeftijd van de deelnemer is 16 jaar op de dag van de finale.
6.2 De deelnemer is de hele dag waarop de finale van het COC Songfestival plaatsheeft en in overleg met de hostingpartner beschikbaar voor soundcheck en eventuele generale repetitie(s).
6.3 De deelnemer kan zich (backstage) laten vergezellen door maximaal één begeleider. Deze begeleider heeft toegang tot de kleedkamer, deelnemersruimte en overige ruimtes waar de deelnemer verblijft, met uitzondering van het toneel en de zaal. Er is geen plaats in de (publieks)zaal gereserveerd voor de deelnemer en/of de begeleider.
6.4 De deelnemer en de begeleider conformeren zich aan de regels die worden gesteld door het landelijk team en de hostingpartner.
6.5 De deelnemer is zelf verantwoordelijk dat auteursrechten niet geschonden worden.
6.6 De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor betaling van eventueel verschuldigde kosten van auteursrechten e.d.
6.7 Een deelnemer kan slechts voor één deelnemende organisatie aan dit songfestival deelnemen. Mocht blijken dat een deelnemer toch voor twee of meer deelnemende organisaties uitkomt dan is het aan die deelnemende organisaties om te bepalen namens welke deelnemende organisatie de deelnemer uitkomt. Bij gebreke van overeenstemming zal het landelijk team hieromtrent een beslissing nemen.
6.8 In het geval de deelnemer een groep betreft dan mag deze uit maximaal zes personen bestaan.
7 HET LIED
7.1 De deelnemer mag maximaal één lied ten gehore brengen.
7.2 De act van de deelnemer is maximaal vier minuten. Is de act langer dan zal dit leiden tot diskwalificatie.
7.3 Het lied moet live gezongen worden. Er mag geen zang/backing vocals op de band staan. Is dit wel het geval dan zal dit leiden tot diskwalificatie. Het landelijk team ziet hierop toe tijdens de aanloop naar het songfestival, de repetities overdag, alsmede tijdens de uitvoering op het songfestival. Bij twijfel dient de deelnemer zelf contact op te nemen met het landelijk team.
7.4 Van het deelnemende lied is de tekst volledig origineel en de muziek bij voorkeur origineel. Dat wil zeggen, het is eigen werk van deelnemende tekstschrijvers, componisten en uitvoerende artiesten. Indien de muziek niet origineel is dient de deelnemer te voldoen aan artikel 6.5 en 6.6.
7.5 Het deelnemende lied mag voor aanvang van het festival en eventuele voorrondes door de betrokken artiest, componist of tekstschrijver uitgevoerd of uitgebracht zijn zo lang er maar aan artikel 7.4 is voldaan.
7.6 De keuze van de taal, waarin het lied gezongen wordt, is vrij.
7.7 Het lied wordt beoordeeld op een aantal aspecten, te weten: het LHBTI-thema (d.w.z. een thema dat te maken heeft met lesbiennes, homoseksuelen, biseksuelen, trans- en intersekse personen), zang en uitvoering en tekst en muziek.
7.8 Een componist of tekstschrijver mag bij maximaal twee inzendingen betrokken zijn.
8 DE INSTRUMENTALE BEGELEIDING
8.1 De deelnemer mag voor de instrumentale begeleiding van het lied een geluidsdrager (cd, md, stick e.d.) gebruiken. Op de geluidsdrager is artikel 7.3 van toepassing (geen zang op de band). De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de aanwezigheid van deze geluidsdrager en de kwaliteit van het materiaal.
8.2 De deelnemer mag voor de instrumentale begeleiding van het lied muziekinstrumenten gebruiken. De deelnemer zorgt er, met uitzondering van het bepaalde in 8.3, zelf voor dat deze instrumenten aanwezig zijn.
8.3 De hostingpartner kan besluiten dat deelnemers gebruik moeten maken van op de locatie aanwezige muziekinstrumenten of door andere deelnemers meegenomen muziekinstrumenten.
9 DE JURERING
9.1 De jurering van het COC Songfestival is vastgelegd in het ‘Juryreglement COC Songfestival’.
10 AANVULLENDE BEPALINGEN
10.1 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in alle gevallen waarin onduidelijkheid bestaat omtrent de uitvoering van dit reglement, beslist het landelijk team.
10.2 Het landelijk team heeft ten alle tijden toegang tot alle ruimtes tijdens het COC Songfestival. Om haar controlerende taak naar behoren te kunnen uitvoeren zijn alle deelnemers, deelnemende organisaties, de hostingpartner en het jurybureau verplicht vragen van de landelijke organisatie snel en naar waarheid te beantwoorden.
10.3 Eventuele uitzonderingen op de reglementen kunnen alleen gemaakt worden nadat dit is goedgekeurd door het landelijk team.
10.4 In het kader van deelname aan het COC Songfestival verzamelt het landelijk team de volgende persoonsgegevens van de deelnemer en de begeleider: naam, leeftijd of geboortedatum, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Het landelijk team verzamelt deze gegevens met als doelen: (1) correspondentie met de deelnemer en de begeleider voor, tijdens en eventueel na het songfestival, (2) archiefdoeleinden. Om organisatorische redenen worden de persoonsgegevens gedeeld met de hostingpartner van het betreffende jaar. Daarnaast verzoekt het landelijk team de deelnemer om fotomateriaal en begeleidende informatie in te sturen. Dit materiaal wordt gebruikt voor promotionele doeleinden zoals aankondigingen en verslaggeving via de website en sociale media. De persoonsgegevens, het fotomateriaal en de begeleidende informatie worden voor onbepaalde tijd en voor archiefdoeleinden bewaard. Reden hiervoor is dat bij toekomstige edities van het songfestival oud-deelnemers benaderd dan wel uitgenodigd kunnen worden voor deelname of aanwezigheid. Het landelijk team zal deze persoonsgegevens en dit materiaal verwerken en bewaren met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarbij handelt het landelijk team conform het privacy statement van COC Nederland (zie: http://www.coc.nl/privacy). Deelnemers en begeleiders hebben recht op inzage, het recht om correctie, beperking of verwijdering te vragen en daarnaast het recht te vragen om overdracht van gegevens en materiaal.