Juryreglement COC Songfestival

(vastgesteld mei 2019)

1 BEGRIPSBEPALING

1.1 Onder songfestival en (Nationaal) COC Songfestival wordt verstaan, de grote finale van het COC Songfestival.

1.2 Onder landelijk team en landelijk team COC Songfestival wordt verstaan, de vaste officiële werkgroep van COC Nederland die zich in lijn met de doelstellingen van COC Nederland en in dienst van de hele federatie en andere betrokken organisaties inzet voor het songfestival. Het landelijk team faciliteert en organiseert het songfestival in samenwerking met de hostingpartner. Daarnaast stelt het landelijk team volledig autonoom en onafhankelijk de reglementen op en controleert deze op uitvoering en zorgt zij ervoor dat het songfestival onpartijdig en eerlijk verloopt.

1.3 Onder hostingpartner wordt verstaan, de deelnemende organisatie die het COC Songfestival organiseert in samenwerking met het landelijk team.

1.4 Onder deelnemende organisaties wordt verstaan:
* deelnemende COC lidverenigingen;
* overige deelnemende organisaties, niet zijnde COC lidverenigingen.
Voor deelnemende verenigingen en organisaties gelden regels aangaande deelname aan het COC Songfestival. Zie ‘Deelnemersreglement COC Songfestival’.

1.5 Onder deelnemer wordt verstaan, de door een deelnemende organisatie afgevaardigde persoon of groep.

1.6 Onder vakjury wordt verstaan, een jury bestaande uit (prominente) personen die deskundig zijn in de disciplines: zang en uitvoering, tekst en muziek en het LHBTI-thema. Dat laatste wil zeggen: een thema dat te maken heeft met lesbiennes, homoseksuelen, biseksuelen, trans- en intersekse personen.

1.7 Onder regiojury wordt verstaan, een jury die bestaat uit één afgevaardigde per deelnemende organisatie.

1.8 Onder jurybureau wordt verstaan, een groep personen die tot taak heeft de jurering te begeleiden.

1.9 Onder hoofd jurybureau wordt verstaan, de persoon die de leiding heeft over het jurybureau.

1.10 Onder invullijst wordt verstaan, de lijst waarop de juryleden die punten invullen die zij de afzonderlijke deelnemers geven.

1.11 Onder voorleeslijst wordt verstaan, de lijst die alle juryleden ontvangen van het jurybureau en waarop de punten staan die zij op het podium zullen voorlezen.

2 DE REGIOJURY

2.1 De regiojury wordt gevormd door de deelnemende organisaties aan dit songfestival. Elke deelnemende organisatie vaardigt één persoon af voor de jury. Het landelijk team informeert en onderhoud contact met de regiojuryleden. Leden en vrijwilligers van het landelijk team, deelnemers (of begeleider) worden geacht niet plaats te nemen in de regiojury.

2.2 De deelnemende organisaties geven, binnen de gestelde termijn op het aanmeldingsformulier, de naam door van hun jurylid.

2.3 Mocht er door een deelnemende organisatie geen regiojurylid worden opgegeven of mocht het opgegeven regiojurylid niet aanwezig zijn bij de finale dan wijst het landelijk team ter plekke een vervanger aan.

2.4 Ieder regiojurylid bepaalt geheel zelfstandig de puntenverdeling conform dit reglement. De punten worden verdeeld volgens het volgende model:
* de beste 12 punten;
* de op 1 na beste 10 punten;
* de op 2 na beste 8 punten;
* de op 3 na beste 7 punten;
* de op 4 na beste 6 punten;
* de op 5 na beste 5 punten;
* de op 6 na beste 4 punten;
* de op 7 na beste 3 punten;
* de op 8 na beste 2 punten;
* de op 9 na beste 1 punt.

2.5 Mochten er 10 of minder aanmeldingen voor deelname zijn dan wordt bovenstaand puntenverdelingssysteem aangepast.

2.6 Het regiojurylid van een deelnemende organisatie kan geen punten geven aan de deelnemer van de eigen deelnemende organisatie.

2.7 De regiojuryleden vullen hun puntenverdeling in op de invullijsten.

2.8 Deze invullijsten moeten op een aangegeven moment worden ingeleverd bij het jurybureau. Het jurybureau verwerkt de lijsten in het (computer)systeem.

2.9 Op een aangegeven moment dienen alle regiojuryleden zich te melden bij het jurybureau. Ieder regiojurylid ontvangt hier een persoonlijke voorleeslijst; deze dient door het regiojurylid gecontroleerd te worden op juistheid. Het regiojurylid geeft zijn punten vervolgens zoals deze op de voorleeslijst staan en mag daar niet meer van afwijken.

2.10 Ieder regiojurylid leest de 8-10-12 punten voor op het podium.

3 DE VAKJURY

3.1 De hostingpartner werft minimaal drie en maximaal vijf vakjuryleden waarbij de disciplines, zoals opgenomen in artikel 1.6 van dit reglement worden toegepast. De vakjuryleden dienen door het landelijk team te worden geaccordeerd.

3.2 De vakjuryleden kennen op dezelfde wijze punten toe als bedoelt in artikel 2.4 waarna deze worden verdubbeld.

3.3 Elk vakjurylid bepaalt geheel zelfstandig de puntenverdeling en vult deze op de invullijst in.

3.4 Deze invullijsten moeten op een aangegeven moment worden ingeleverd bij het jurybureau. Het jurybureau verwerkt de lijsten in het (computer)systeem.

3.5 Op een aangegeven moment dienen alle vakjuryleden zich te melden bij het jurybureau. Ieder vakjurylid ontvangt hier een persoonlijke voorleeslijst; deze dient door het vakjurylid gecontroleerd te worden op juistheid. Het vakjurylid geeft zijn punten vervolgens zoals deze op de voorleeslijst staan en mag daar niet meer van afwijken.

3.6 Ieder vakjurylid leest de 8-10-12 punten voor op het podium.

4 HET JURYBUREAU

4.1 Het jurybureau bestaat uit een door het landelijk team aangestelde groep vrijwilligers (min. drie personen) die de regio- en vakjury begeleiden bij de jurering. Minimaal één van de leden van het jurybureau is een lid van het landelijk team.

4.2 Het jurybureau is geheel autonoom en onafhankelijk en heeft tot taak de jurering van dit songfestival correct te laten verlopen.

4.3 Het jurybureau ziet toe op naleving van dit reglement, het ‘Juryreglement COC Songfestival’.

4.4 De leden van het jurybureau zijn verplicht de uitslag van het songfestival geheim te houden totdat de puntentelling via de voorleeslijsten zijn voorgelezen en de uitslag bij het publiek, de deelnemers en de juryleden bekend is. Uitzondering hierop vormen de stage manager en regisseur die door het jurybureau om productionele redenen kunnen worden ingelicht over de uitslag. Ook zij zijn verplicht de uitslag geheim te houden voor publiek, deelnemers en juryleden.

5 AANVULLENDE BEPALINGEN

5.1 Mochten er uiteindelijk twee of meer deelnemers met eenzelfde aantal punten op de eerste plaats eindigen dan is de winnaar degene die van de regiojury het meeste aantal punten heeft ontvangen.

5.2 Mocht ook dit aantal gelijk zijn dan wint degene die het meeste aantal keren het maximum aantal punten van de regiojury heeft ontvangen.

5.3 De originele invullijsten worden minimaal een jaar lang bewaard door het landelijk team.

5.4 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in alle gevallen waarin onduidelijkheid bestaat omtrent de uitvoering van dit reglement, beslist het landelijk team.

5.5 Het landelijk team heeft ten alle tijden toegang tot alle ruimten tijdens het COC Songfestival. Om haar controlerende taak naar behoren te kunnen uitvoeren zijn alle deelnemers, deelnemende organisaties, de hostingpartner en het jurybureau verplicht vragen van de landelijke organisatie snel en naar waarheid te beantwoorden.

5.6 Indien een deelnemende organisatie het niet eens is met de uitslag kan deze organisatie binnen 14 dagen na afloop van het songfestival officieel bezwaar aantekenen bij het landelijk team via het mailadres [email protected] Bezwaren die na deze termijn ingediend worden zullen niet in behandeling genomen worden.

5.7 Bij het accepteren van het jurylidmaatschap gaan zowel de vakjuryleden als de regiojuryleden akkoord met audiovisuele opname of foto-opname van het songfestival, weergave hiervan op radio, televisie, internet of via andere media.

5.8 In het kader van jurering voor het COC Songfestival verzamelt het landelijk team de volgende persoonsgegevens van zowel vak- als regiojuryleden: naam, leeftijd of geboortedatum, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer. Het landelijk team verzamelt deze gegevens met als doelen: (1) correspondentie met het jurylid voor, tijdens en eventueel na het songfestival, (2) archiefdoeleinden. Om organisatorische redenen worden de persoonsgegevens gedeeld met de hostingpartner van het betreffende jaar. Daarnaast verzoekt het landelijk team vakjuryleden om fotomateriaal en begeleidende informatie in te sturen. Dit materiaal wordt gebruikt voor promotionele doeleinden zoals aankondigingen en verslaggeving via de website en sociale media. De persoonsgegevens, het fotomateriaal en de begeleidende informatie worden voor onbepaalde tijd en voor archiefdoeleinden bewaard. Reden hiervoor is dat bij toekomstige edities van het songfestival oud-juryleden benaderd dan wel uitgenodigd kunnen worden voor deelname of aanwezigheid. Het landelijk team zal deze persoonsgegevens en dit materiaal verwerken en bewaren met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarbij handelt het landelijk team conform het privacy statement van COC Nederland (zie: http://www.coc.nl/privacy). Juryleden hebben recht op inzage, het recht om correctie, beperking of verwijdering te vragen en daarnaast het recht te vragen om overdracht van gegevens en materiaal.